フリーランス・個人事業主として仕事をすると、ご自身で請求書を作成して取引先に提出しなければいけません。
特に、初めての請求書作成でどう作ればよいか分からないということがあると思います。
私も、フリーランスとして初めて請求書を作成しました。そもそも何を書けばいいのか？税金の計算の仕方は？どうやって提出する？など、疑問ばかりの状態でした。私は、帳簿作成のために会計ソフトであるMFクラウド確定申告
を利用しており、請求書作成機能を利用して請求書を作成しましたが、画面に従って入力するだけでよく、とても簡単に作成できました。
本記事では、私が実際に会計ソフトを利用して作成した過程や取引先へ提出する方法を説明していますので、請求書作成・提出の参考にご覧ください。
会計ソフトなら用意された項目に入力するだけ
会計ソフトでは、数種類のフォーマットが用意されており、フォーマットに沿って項目を入力していくだけで請求書が完成します。
例えば、私が利用しているMFクラウド確定申告だと、以下のようなテンプレートが用意されています。
入力項目も「取引先」「請求者」「振込先」といった、繰り返し記載する項目はマスタ化できるので、請求書を作成する手間を省けるようになっています。他にも、管理番号やタグ付けの機能があり、あとから見返しやすく管理可能です。
また、業種によっては、異なる消費税の品目や源泉徴収額が必要となることもありますが、請求書作成画面内で設定できるようになっています。
請求書は、取引の証拠を残すうえで重要な役割を持っていますが、個人で活動しているフリーランス・個人事業主にとっては手間に感じることが多いことでしょう。
請求書作成は、会計ソフト内に備えられているものも多いので、帳簿付けを含めて、会計ソフトの利用を検討してみましょう。
取引先に確認しておくこと
請求日
取引先によっては、請求日の決まりがある場合があります。
請求日と聞くと、請求書を作成した日と考えがちですが、取引先の締め日にするのが一般的です。例えば、末日締めなら、請求日はその月の末日とします。
請求日の決まりがあるのか、取引先に予め確認しておきましょう。
支払い期日
支払期日も、取引先によって決まっている場合があります。
未払いを防ぐ意味でも、支払期日は重要な項目となりますので、必ず記載しておく必要があります。ただし、取引先によっては、請求の翌月や翌々月支払いなど、支払い時期に決まりがあることがありますので、予め確認しておきましょう。
源泉徴収額（業種による）
業種によっては、源泉徴収の対象となるため、源泉徴収額の記載が必要となります。
実際のところ、書かなくても問題にはなりませんが、取引先に判断を委ねることになります。源泉徴収後の金額が振り込まれると、請求書の金額と入金額が一致しなくなり、管理が煩雑になります。ですので、特別な事情がない限り、書いておいた方が良いでしょう。
源泉徴収の対象について、国税庁では以下のように明記されています。
イ 原稿料や講演料など
No.2792 源泉徴収が必要な報酬・料金等とは｜国税庁
ただし、懸賞応募作品等の入選者に支払う賞金等については、一人に対して1回に支払う金額が5万円以下であれば、源泉徴収をしなくてもよいことになっています。
ロ 弁護士、公認会計士、司法書士等の特定の資格を持つ人などに支払う報酬・料金
ハ 社会保険診療報酬支払基金が支払う診療報酬
ニ プロ野球選手、プロサッカーの選手、プロテニスの選手、モデルや外交員などに支払う報酬・料金
ホ 映画、演劇その他芸能（音楽、舞踊、漫才等）、テレビジョン放送等の出演等の報酬・料金や芸能プロダクションを営む個人に支払う報酬・料金
ヘ ホテル、旅館などで行われる宴会等において、客に対して接待等を行うことを業務とするいわゆるバンケットホステス・コンパニオンやバー、キャバレーなどに勤めるホステスなどに支払う報酬・料金
ト プロ野球選手の契約金など、役務の提供を約することにより一時に支払う契約金
チ 広告宣伝のための賞金や馬主に支払う競馬の賞金
例えば、WEBライターの原稿投稿やデザイナーのデザイン料は該当しますが、プログラミングは該当しません。
請求書の発行・提出タイミング
請求書とは、報酬の支払いを促す書類ですので、納品より前に発行することはなく、納品日と同時もしくは、それ以降となります。
また、月単価で契約している場合なら、その月の労働が確定するタイミング（取引先の締め日）となります。
請求書の提出方法
手渡し
取引先の社内で仕事をしていたり、直接納品するような場合は手渡しでも良いでしょう。
紙で受け付ける決まりになっていることもありますし、何より出向く予定があるのに郵送するのは手間です。
ただ、メールで送る方が簡単ですし、紙での管理も必要なくなるので楽です。PDFとしてメールで送れば良い決まりになっている企業も多いので、電子データでも良いのか取引先に確認しておきましょう。
メール
電子帳簿保存法の改正もあり、メールで受け付ける企業が多くなっています。
メールなら、電子データとして記録が残りますし、紙で提出するような余計な手間もかかりません。ファイル形式は、WordやExcelのような編集可能なファイルではなく、編集が出来ないPDFで送りましょう。
メールで最も気を付ける必要があるのは、宛先を間違えないことです。請求書は取引に関わる重要な書類ですので、誤って別の取引先に送ってしまったということがないようにしましょう。
郵送
紙でしか受け付けていない場合、出向く予定があるなら手渡しでも良いですが、リモートで完結するようなら郵送となります。
郵送の場合、企業によっては郵便物に埋もれてしまうこともありますので、しっかり「請求書在中」と記載して、請求書が入っていることが分かるようにしましょう。具体的には、以下の手順となります。
- 請求書を作成する
- 送付状を作成する
- 封筒を用意
→長形3号が一般的 - 請求書と送付状を封入
→「請求書在中」と記載、封じ目〆も忘れずに - 84円切手を貼る（2022年時点）
→切手の金額は重さによって変動 - ポストへ投函する
投函から到着まで、数日かかることもありますので、余裕をもって送付するようにしましょう。
まとめ：請求書も会計ソフトで一括管理
フリーランスとして活動を始めてから、初めての請求書を作成するにあたり、会計ソフトを利用して作成してみました。
本来なら、テンプレートを作成したり、記載内容を調べながら書く必要があるわけですが、会計ソフトを利用すれば項目を埋めていくだけで完成するため、とても簡単でした。また、過去の請求書を複製したり、繰り返し使う項目をマスタ化することも出来るので、今後の請求時にも手間を大幅に省けます。
業種によっては、消費税が品目ごとに違ったり、源泉徴収額の記載が必要だったりします。このあたりも、請求書作成で個別に設定できるようになっていますので、どんな業種の方でも活用しやすくなっています。
また、私が利用しているMFクラウド確定申告では、ソフト上から印刷・PDF出力・メール送信・郵送を行うことが出来るようになっており、仕訳との連携も可能なので、帳簿付けの手間も省けます。
フリーランス・個人事業主を始めたものの、まだ会計ソフトを利用していない方は、試しに利用してみてはいかがでしょうか。
