【他人事じゃない】電子データ保存の義務化に必要な対応【個人事業主・フリーランス】

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令和4年1月~電子帳簿保存法の改正により、電子データ保存の仕組みの一部が変更されます。

  • 条件を満たせば、紙の書類を電子データとして保存してもよい
  • 電子データでやり取りした書類を書面として保存してもよい

ざっくりとまとめると、従来の電子帳簿保存法では、以上のように決められていました。つまり、紙での保存が主流であったものの、デジタル化の推進により電子データでの保存も可能となるように定められていたのです。

したがって、今までもデジタル化の推進に伴い法改正されていましたが、デジタル化への移行を意識せずとも問題なかった方が多いのではないでしょうか。

今回の法改正では、電子データでやり取りした書類を電子データとして保存することが義務化されます。つまり、電子データの書類を紙として保存することは認められなくなるのです。

これは、個人事業主・フリーランスであっても、変わりなく義務となります。当然、違反すれば罰則もありますので、必然的に対応が必要となってきます。

突然デジタル化と言われても、何をしたら良いのか分からないという方もいると思います。

本記事では、電子帳簿保存法の改正により、個人事業主・フリーランスにどんな影響があるのかを順を追って説明していきます。

必要となる対応についても説明していますので、参考にご覧ください。

目次

一部の電子データ保存が義務化される背景

そもそも電子帳簿保存法とは?

大きく分けると、3つの区分に分かれています。

  • 電子帳簿等保存
    →電子的に作成した帳簿・書類をデータとして保存すること
  • スキャナ保存
    紙で受領・作成した書類をスキャナで読み取り保存すること
  • 電子取引
    電子的に受け取った取引情報をデータとして保存すること

以上のように、取引に関わる重要な書類を「一定の条件を満たすことで電子データとしての保存を認める法律」となっています。

元々、紙での保存が義務となっていましたが、デジタル化が進むにつれて、電子データとして保存できるように法改正が度々行われてきていました。

したがって、現時点(令和4年1月の法改正前)では義務ではなく、『データとしての保存を認める』というだけのことです。

電子帳簿保存法の改正

さらにデジタル化を推進するために、法改正が予定されています。

3つの区分に分かれているというお話をしましたが、それぞれ以下のように変更が加えられます。

  • 電子帳簿等保存
    条件の緩和
  • スキャナ保存
    条件の緩和、罰則の強化
  • 電子取引
    義務化、罰則の強化

「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」については、適用するための条件緩和がメインの変更ですので、個人事業主・フリーランスに大きな影響を与えることはないでしょう。

最も注意しなければいけないのは、「電子取引」に該当する電子データ保存の義務化です。

では、具体的にどのような対応が必要になるのか見ていきましょう。

電子取引による電子データ保存が義務化

電子取引による電子データ保存とは?

「電子取引」とは、例えば以下のようなものです。

  • メールで請求書などのやり取りを行った
  • WEBシステム上から請求書などのやり取りを行った
  • ネットショッピングで備品を購入し、電子データの領収書が発行された

つまり、取引に関わる書類を書面ではなく、電子データとしてやり取りした場合に対象となるということです。ちなみに、メールソフト上で閲覧できるだけではダメです。

あくまで、電子データそのものを保存しておく必要がありますので、本文に取引に関わる記載があれば電子メールを保存、添付ファイルに取引に関わる記載があれば添付ファイルを保存することになります。

さらに、ただ電子データとして保存すれば良いわけではなく、一定の基準を満たすようにしなければなりません。
(参考)電子帳簿保存法が改正されました|国税庁

  • 真実性の要件(いずれかの一つを満たせばよい)
    • 送付側、もしくは受信側でタイムスタンプを付与する
    • 訂正・削除を確認できる、もしくは訂正・削除が行えないシステムで保存する
    • 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、運用する
  • 可視性の要件(どちらも満たす必要がある(一部例外あり))
    • 電子データの記録を書面・画面に出力できるようにしておく
    • 検索要件を満たす
      • 「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目により検索が行える
      • 「日付又は金額の範囲指定」「二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件」により検索が行える

満たすべき「真実性の要件」について

全ての要件を満たす必要はなく、いずれかを満たせば良いと決められています。

  • 送付側、もしくは受信側でタイムスタンプを付与する
  • 訂正・削除の事実を確認できる、もしくは訂正・削除が行えないシステムで保存する
  • 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、運用する

全てに共通していることは、改ざんがないことを証明するために必要な要件となっているということです。

  • タイムスタンプを付与する
    →その時点で電子データ(書類)が存在していたことの証明となる
  • システムで管理する
    →システム上に変更履歴が残ったり、そもそも変更できない仕様になっていれば、改ざんが行われていないことの証明となる
  • 事務処理規程を定める
    →電子データ(書類)を規定に沿って管理することで、不必要な変更が行われていないことを客観的に証明可能となる

具体的には、以下のような対応が必要となります。

  • タイムスタンプを付与する
    →タイムスタンプ事業者への依頼が必要となり、費用がかかる
  • 電子データ保存に対応した会計ソフトを利用する
    →ファイルをアップロードするだけで管理が行えるが、費用がかかる
  • 事務処理規程を定める
    →費用はかからないが、厳密な管理が必要で手間がかかる

満たすべき「可視性の要件」について

一部の例外を除き、全てを満たす必要があります。(例外については後述)

  • 電子データの記録を書面・画面に出力できるようにしておく
  • 検索要件を満たす
    • 「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目により検索が行える
    • 「日付又は金額の範囲指定」「二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件」により検索が行える

つまり、ただ電子データとして保存するだけでなく、必要なときに必要なデータを確認できるようにしておかないといけないということです。

例外として、ダウンロードの求めに応じることが出来れば、「日付又は金額の範囲指定」「二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件」による検索は不要です。なおかつ、小規模の事業所であれば、検索要件そのものが不要となります。

具体的には、以下のような対応が必要となります。

  • 電子データ保存に対応した会計ソフトを利用する
    →ファイルをアップロードするだけで管理が行えるが、費用がかかる
  • エクセルなどでリスト化して、電子データとの関連付けを行う
    →費用はかからないが、手作業となり手間が増える

個人事業主・フリーランスも他人事じゃない

個人事業主・フリーランスであっても義務

個人事業主・フリーランスであっても、電子取引による電子データ保存は義務となります。

  • 真実性の要件
  • 可視性の要件

義務を果たすためには、2つの要件を必ず満たさなければならず、対応は必須です。

最も簡単な方法は、電子データ保存に対応した会計ソフトを利用すること

最も簡単に対応する方法は、電子データ保存に対応した会計ソフトを利用することでしょう。

  • 登録・変更・削除について記録される、もしくはタイムスタンプが付与される
  • システム上から電子データの確認ができる

アップロードしておくだけで、以上のことが可能となりますので、容易に要件を満たすことが出来ます。ただし、システムを利用するうえで、利用料金が発生することは避けられません。

費用を抑えるなら手作業でリスト化する

費用を抑えるなら、ご自身で対応するしかありません。そうなると、エクセルなどを用いてリスト化するような作業が必要となってきます。

リスト化しておくことで、取引を一覧で確認できますし、電子データのファイル名を記載しておけば、電子データの確認も行えるためです。ただし、取引が多くなってくると作業に時間がかかりますし、手作業によりミスをするリスクもあります。

また、リストや電子データの作成に当たり、規則に沿った方法で管理する必要があります。

問12より 「データの保存方法について」

例えば、以下のような方法で保存すれば要件を満たしていることとなります。
1 請求書データ(PDF)のファイル名に、規則性をもって内容を表示する。
例) 2022年(令和4年)10月31日に株式会社国税商事から受領した110,000円の請求書
⇒「20221031_㈱国税商事_110,000」
2 「取引の相手先」や「各月」など任意のフォルダに格納して保存する。
3 【問24】に記載の規程を作成し備え付ける。

電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】|国税庁

リストの作成例については、「参考資料(各種規程等のサンプル)|国税庁」の「索引簿の作成例」からダウンロードできます。

以上のように、手作業での管理には手間がかかります余計な作業を増やしたくないという場合は、電子データ保存に対応した会計ソフトを利用した方が良いでしょう。

義務化により、罰則も強化される

電子取引による電子データ保存は義務になるというお話をしてきました。

当然、義務を果たせなければ罰則を受けることになります。
(参考)電子帳簿保存法が改正されました|国税庁

  • 申告漏れなどがあれば、重加算税が10%加重される
  • 場合によっては、青色申告の取り消しもある

それぞれ、国税庁より具体的な見解が示されているので、以下に引用します。

問40より 「重加算税の対象とは」

電子取引により授受した取引データを削除、改ざんするなどして、売上除外や経費の水増しが行われた場合のほか、保存された取引データの内容が事業実態を表していないような場合(架空取引等)も重加算税の加重対象となります。

電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】|国税庁

問42より 「青色申告の取り消しについて」

したがって、災害等による事情がなく、その電磁的記録が保存要件に従って保存されていない場合は、青色申告の承認の取消対象となり得ます。
なお、青色申告の承認の取消しについては、違反の程度等を総合勘案の上、真に青色申告書を提出するにふさわしくないと認められるかどうか等を検討した上、その適用を判断しています。

電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】|国税庁

つまり、電子取引による電子データ保存は義務であるため、特別な事情がない限り違反になるということです。ただし、青色申告については、ただちに解除されるわけではなく、総合的に判断されることになります。

とはいえ、違反すると罰則は免れませんので、しっかりと理解して対応していく必要があります。

施行開始は令和4年1月からだが、2年の猶予が設けられる

令和4年1月から施行開始されますが、2年間の猶予が決定されました。つまり、令和4年1月から2年間は紙での保存も認められるということです。ただし、これには申し出を行い、税務署長からの承認が必要となります。

システム改修など、各企業の対応が追い付かないということで猶予期間を設けたとのことです。

とはいえ、デジタル化を推進している以上、今後もこのような法改正は行われていくことが予想されます。

個人事業主・フリーランスの方にとっては、個人で対応するには限度がありますし、今後に備えてシステムを利用するなど対応していった方が良いでしょう。

会計ソフトを利用することが最も簡単な対応方法

会計ソフトには、個人事業者・フリーランス向けのクラウドサービスがあり、月額1,000円程度で利用可能です。

今回のような法改正にも、システム改修して対応してくれますので、利用者はシステムの操作を覚えてしまえば簡単に対応できます。

こうした余計なことに手間をかけるよりは、お金が発生する仕事に時間を費やした方が効率的でしょう。1,000円程度であれば、アルバイトで1時間働けば稼げる金額です。きっと個人で稼いでる方の時給はもっと高いはずです。

今後もデジタル化の推進に伴い、手間が多くなることが考えられますので、利用したことがないという方も会計ソフトの利用を考えてみましょう。

まとめ:個人事業主・フリーランスも対応が必須

電子帳簿保存法の改正により、個人事業主・フリーランスにどのような影響があるのかを説明してきました。

帳簿保存法は、大きく分けて3つの区分に分けられており、それぞれ以下のように変更が加えられることを説明しました。

  • 電子帳簿等保存
    条件の緩和
  • スキャナ保存
    条件の緩和、罰則の強化
  • 電子取引
    義務化、罰則の強化

「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」については、適用するための条件緩和がメインの変更ですので、個人事業主・フリーランスに大きな影響を与えることはないでしょう。

個人事業主・フリーランスへの影響が特に大きいのは、「電子取引」による電子データ保存の義務化です。

メールやファイルなど電子データとしてやり取りした書類を紙で保存することは出来なくなります。さらに、電子データとして保存するには、「真実性の要件」「可視性の要件」を満たさなければいけません(要件の詳細は、本文中を参照してください。)。

  • 真実性の要件を満たすために、いずれかを実施する
    • タイムスタンプを付与する
    • システムで管理する
    • 規定に沿った運用を行う
  • 可視性の要件を満たすために、いずれかを実施する
    • システムで管理する
    • リスト化して、一定の規則で電子データを管理する

つまり、手作業で対応するか、システムを利用するかのどちらかで対応しなければいけないのです。

  • 手作業で対応
    • メリット
      管理費用がかからない
      ※タイムスタンプ付与の費用はかかる
    • デメリット
      作業に時間がかかる
  • システムを利用する
    • メリット
      作業が簡素化される、一括で管理できる
    • デメリット
      利用料金がかかる

ご自身がどれだけの労力と時間をかけられるかで考えると良いでしょう。

取引が少なければ手作業でも十分可能な範囲ですが、取引が多いと時間がかかってしまいます。あまりにも時間がかかってしまうと、本業に影響が出てしまう恐れがありますので、システムを利用した方が良いでしょう。

また、取引が少なかったとしても、段々と多くなってきてシステムへ移行するということもあるでしょう。そうなると、管理が煩雑になってしまうこともありますので、最初からシステムを利用しておくというのも一つの手です。

私も利用している「MFクラウド確定申告」では、電子帳簿保存法に完全対応しています。無料からでも利用可能なので、会計ソフトに興味があり、試してみたい方にもオススメです。

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この記事を書いた人

【主な投稿内容】
・システムエンジニア経験
 →サーバーサイドコーディングがメイン
・ブログ運営
 →ブログを複数運営中、月収は1~3万程度
 →特化ブログ:10ヵ月で15万PV/月、1年6ヵ月で24万PV/月達成
・NISAや暗号資産による投資活動
 →中長期的な投資がメイン
・日常生活で利用した商品やサービスのレビュー

以上について、私の体験をもとに情報発信を行っています。
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